Politica de tratamiento de datos personales
1. Introducción: En cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, el cual establece que «Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar, a su buen nombre, y el Estado tiene el deber de respetar y proteger estos derechos. Asimismo, se garantiza el derecho a conocer, actualizar y rectificarlas informaciones recabadas sobre las personas en bancos de datos y archivos, tanto públicos como privados», y en concordancia con la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, que establece disposiciones generales para la protección de datos personales, así como las normativas reglamentarias pertinentes, se establece la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales. Este documento tiene como propósito normar la responsabilidad que recae sobre Internacional de Repuestos y Maquinaria S.A.S. en adelante denominada INTREMAQ S.A.S. en el tratamiento de datos personales y en la gestión de la información personal de los titulares.
INTREMAQ S.A.S., se compromete a manejar los datos personales que recopile, adquiera, distribuya, almacene o elimine, respetando estrictamente la legislación y jurisprudencia aplicables. Esto con el finde asegurar los derechos de todos los usuarios y ciudadanos, así como protegerlos intereses de los titulares cuya información se encuentre en sus archivos y bases de datos.
2. Objetivo: Establecer los lineamientos para el tratamiento de datos personales por INTREMAQ S.A.S., garantizando el manejo transparente de la información conforme a la ley, y cubriendo procesos de recolección, almacenamiento, uso y supresión de datos en cumplimiento de los objetivos institucionales y en concordancia con la normatividad aplicable vigente.
3. Alcance y Aplicabilidad: Esta política aplica para todos los titulares de información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de INTREMAQ S.A.S., quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.
4. Definiciones: Para la correcta aplicación de la presente política es importante tener en cuenta las siguientes definiciones:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos que son objeto de tratamiento. Las bases de datos pueden estar en formatos tales como: cualquier medio digital, papel, video, registros biométricos, entre otros.
- Dato personal: Cuando hablamos de datos personales nos referimos a toda aquella información asociada a una persona y que permite su identificación. Por ejemplo, su documento de identidad, el lugar de nacimiento, estado civil, edad, lugar de residencia, trayectoria académica, laboral, o profesional. Existe también información más sensible como su estado de salud, sus características físicas, ideología política, vida sexual, entre otros aspectos.
- Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros.
- Dato semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.
- Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.
- Política: Conjunto de orientaciones o directrices que rigen la actuación de una persona o entidad en un asunto o campo determinado.
- Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de estos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transferencia: Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.
- Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
- Habeas Data: Es el derecho fundamental que tiene toda persona para conocer, actualizar y rectificar toda aquella información que se relacione con ella y que se recopile o almacene en bancos de datos. (Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, Desarrollado por la Ley 1266 de 2008.)
- Bases de datos manuales: Son los archivos cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física.
- Bases de datos automatizadas: Aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas.
5. Documentos Referencia:
I. Constitución Política, Artículo 15: Tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.
II. Constitución Política, Artículo 20: Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios de comunicación masiva.
III. Ley Estatuaria 1266 de 2008: Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones. (Habeas Data).
IV. Ley 1273 del 5 de enero de 2009: “Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado – denominado “de la protección de la información y de los datos”- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones”.
V. Ley Estatutaria 1581 de 2012: Reconoce y protege el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos que sean susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.
6. Descripción de la política:
INTREMAQ S.A.S. identificada con Nit 901.520.789-1, es una sociedad por acciones simplificada legalmente constituida y existente bajo las leyes de la República de Colombia, con domicilio en Bogotá D.C., ubicada en la Carrera 47 No 134D – 28 Barrio Spring.
A quien, para efectos de esta Política, podrá ser contactada por medio de su proceso administrativo al siguiente correo electrónico administrativo@intremaq.com o telefónicamente al número (601) 7150699
INTREMAQ S.A.S. aplicará los siguientes principios, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
a. Principio de legalidad:
En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
b. Principio de libertad:
El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
c. Principio de finalidad:
El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por INTREMAQ S.A.S., estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
d. Principio de veracidad o calidad:
La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e. Principio de transparencia:
En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de INTREMAQ S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
f. Principio de acceso y circulación restringida:
Los datos personales, salvo la información pública. No podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de INTREMAQ S.A.S., será de medio.
g. Principio de seguridad:
Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por INTREMAQ S.A.S., será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad de los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
h. Principio de confidencialidad:
Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en bases o bancos de datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones.
7. Datos Sensibles:
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de Derechos Humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
a. Tratamiento de datos sensibles:
I. El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
II. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
III. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares porrazón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
IV. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
V. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
8. Autorización del Titular:
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
La información del titular no será necesaria cuando se trate de:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
9. Deberes de INTREMAQ S.A.S.
Los deberes de INTREMAQ S.A.S. como responsable del tratamiento cuando actúe como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
- Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
- Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados.
- Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
10. Autorizaciones y Consentimiento:
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de INTREMAQ S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. INTREMAQ S.A.S. utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización porparte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
11. Aviso de privacidad:
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de INTREMAQ S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. INTREMAQ S.A.S. utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización porparte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
12. Consultas:
Los titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, INTREMAQ S.A.S. garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales INTREMAQ S.A.S. garantiza:
- Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
- Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.
- Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
13. Reclamos:
El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través del canal designado y cuyos datos de contacto se concretan más adelante y que ejercerá la función de protección de datos personales al interior de INTREMAQ S.A.S.. El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.
14. Procedimiento para garantizar el derecho a presentar reclamos:
En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a INTREMAQ S.A.S., la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad enviando un correo electrónico a la dirección administrativo@intremaq.com, indicando en el asunto de la comunicación: “Reclamo Habeas Data”
Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:
- El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
- Su representante, previa acreditación de la representación.
- Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por INTREMAQ S.A.S. señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:
- El nombre y datos de contacto del titular, para recibir la respuesta.
- Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
- La descripción clara y precisa delos datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
15. Revocatoria de la autorización y/o supresión de datos:
Los titulares podrán en todo momento solicitar a INTREMAQ S.A.S. la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de laautorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que INTREMAQ S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos detratamiento determinados, esto es, la revocación parcial del consentimiento. Si vencido el término legal respectivo, el responsable y/o el encargado, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
16. Estructura corporativa sobre protección y tratamiento de datos:
INTREMAQ S.A.S. cuenta con una infraestructura administrativa destinada, entre otras funciones, a asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a protección de datos, a fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la Ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.
La Presente política estará publicada a partir del día 15 de agosto de 2025, y cualquier modificación se dará a conocer a través de la página web de INTREMAQ S.A.S.